Alles im Griff: Das Team an der Meldestation im Schülerhaus 📞🎧
Das Team der Meldestation ist die Schaltzentrale des Schülerhauses der WHS: Hier laufen alle Informationen rund um Schickzeiten, Krankmeldungen und die Ferienbetreuung zusammen.
Im Interview berichtet das Team, wie die Abläufe im Hintergrund gemanagt werden, welche Herausforderungen zu meistern sind – und warum der direkte Kontakt mit Kindern, Eltern und Kollegium den Alltag besonders macht.
Euer Arbeitsplatz ist Dreh- und Angelpunkt für viele Anliegen – von Krankmeldungen über Schickzeiten bis hin zu Anmeldungen zur Ferienbetreuung. Wie behaltet ihr bei all den E-Mails, Telefonaten und persönlichen Anfragen den Überblick?
Aus dem großen Schülerhaus-Team heraus werden unterschiedlich große Klein-Teams gebildet, die wiederum verschiedene Aufgabenbereiche bearbeiten und betreuen. An der Meldestation gehen aber zunächst die meisten Infos ein, die dann wiederum an die entsprechenden Teams oder zuständigen Personen weitergegeben werden. Im größeren Umfang betrifft dies hauptsächlich die Ferienanmeldungen und die AG-Anmeldungen. Alle Infos, die den Tagesablauf betreffen, werden von der jeweiligen Person an der Meldestation bearbeitet. Jede Person aus unserem Meldi-Team ist an einem bestimmten Wochentag an der Meldestation. Diese Tage sind normalerweise für ein Schuljahr festgelegt und werden nur bei Bedarf geändert.
Was schätzt ihr besonders an eurer Arbeit in der Meldestation, und welche Momente machen euren Tag besonders erfüllend?
Da sich die Meldestation zentral in der Aula befindet, ist sie auch Anlaufstelle für sehr viele Anliegen. Das ist ein schöner Aspekt der Arbeit an der „Meldi“, wie wir die Station intern nennen, da es viel Kontakt zu den unterschiedlichsten Menschen im Tagesverlauf gibt. Doch gleichzeitig ist das auch anspruchsvoll, da der Arbeitsplatz zu bestimmten Zeiten mit einem hohen Lautstärkepegel einhergeht und manche Anliegen gleichzeitig gehört werden wollen. Besonders schön macht die Arbeit an der Meldi aber, dass man zu vielen Kindern einen Kontakt herstellen – und somit eine Beziehung aufbauen – kann, zu denen man in unserem offenen System sonst eher weniger oder keinen Bezug hätte. Hinzu kommt, dass man als Meldi-Person auch zu Eltern und anderen Familienmitgliedern mehr Bezug bekommt, wenn diese regelmäßig erscheinen, um ihr Kind abzuholen.
Welche Herausforderungen bringt die zentrale Kommunikationsrolle im Schülerhaus mit sich, und wie geht ihr im Team damit um?
Wie bereits erwähnt, bilden wir aus unserem großen Team heraus einige Kleinteams, die bestimmte Themen und Bereiche abdecken. Im Meldi-Team zu sein bedeutet jedoch, dass man mit verschiedensten Aufgaben und Situationen umgehen kann – und möchte. Denn, wie gesagt, werden die unterschiedlichsten Belange beim Dienst an der „Meldi“ an einen herangetragen. Eine der größten Herausforderungen stellt die Pflege der Schickzeiten-Tagespläne dar, wobei es hierbei wichtig ist, alle tagesaktuellen Infos und generellen Infos zu Schickzeiten ohne Fehler zu übertragen und bereitzuhalten. Dabei ist die Meldestation kein starres System, sondern wurde im Laufe der Zeit durch viel Reflexion und Gedankenarbeit immer weiterentwickelt. Dadurch wurde das System weiter optimiert und für einen möglichst fehlerfreien Ablauf, bei bestmöglicher Flexibilität, weiterentwickelt.
Viele Eltern wissen vielleicht gar nicht, wie viel Organisation und Verantwortung hinter eurer Arbeit steckt – gebt uns einen kleinen Einblick in einen klassischen Tag an der Meldestation und über das Volumen, welches ihr gemeinsam bewegt.
Für jeden Tag gibt es eine Liste mit den jeweils festen Schickzeiten bestimmter Kinder, die immer von der jeweiligen Person an der „Meldi“ gepflegt und aktualisiert wird. Ein klassischer Tag an der Meldestation beginnt damit, diesen Plan wöchentlich zu überprüfen und neu gemeldete, bzw. geänderte Schickzeiten (die sogenannten „Generellen Schickzeiten“) in diese Liste zu übertragen. In die ausgedruckte Liste werden dann die für den Tag betreffenden Schickzeiten zusätzlich von Hand eingetragen, bzw. abgeändert. Deshalb ist es so wichtig, dass uns alle Meldungen zu Schickzeiten schriftlich vorliegen. Auch krankgemeldete Kinder werden in diese Liste eingetragen und in unserer täglich stattfindenden Übergabe vorgelesen, damit dem gesamten Team diese wichtigen Infos bekannt sind. Dabei werden auch alle Kinder vorgelesen, die um 12 Uhr, 13 Uhr und 14 Uhr gehen müssen. Denn im Mittagsband (12 – 14 Uhr) sind auch die Personen der Check-Ins mitverantwortlich, damit die entsprechenden Kinder geschickt werden. In der Hausaufgabenzeit hängt die Meldi-Person alle Schilder der Räume, die ab 15 Uhr geöffnet sind, und die jeweiligen Personen an unsere Whiteboards in der Aula. Ebenso werden alle Namensschilder der Kinder auf die große Tafel mit den Klassenstufen zurückgehängt. Ab 15 Uhr, wenn die Hausaufgaben zu Ende sind, werden in der Regel die meisten Kinder nach Hause geschickt. Daher ist zu diesem Zeitpunkt in der Aula auch häufig am meisten los. Hinzu kommt, dass die Meldestation dabei auch im Blick haben muss, welche Kinder abgeholt werden und ob die abholende Person auch berechtigt ist, das Kind abzuholen. Da der nächste Zeitpunkt zum Schicken um 16 Uhr ist und im laufenden Betrieb erfolgt, wird um 15:45 Uhr ein „Ummelde-Stopp“ gemacht. In dieser Zeit dürfen die Kinder sich nicht ummelden. Freitags gibt es zwei zusätzliche Stopps um 13:45 Uhr und 14:45 Uhr, da es an diesem Tag keine Hausaufgabenzeit gibt. Um 16:30 Uhr werden nochmals Kinder geschickt und der Dienst endet um 17 Uhr, wenn die letzten Kinder geschickt werden. Entsprechend länger geht der Dienst, wenn Kinder, die keine Schickzeit haben, bis dahin noch nicht abgeholt wurden.
Liebes Meldi-Team,
ein riesengroßes Dankeschön an euch alle! 🙏 Was ihr tagtäglich leistet, ist einfach großartig. Ihr seid die verlässliche Anlaufstelle für Kinder, Eltern und Kolleginnen und Kollegen – oft erste Ansprechpartner und wahrer Ruhepol im lebhaften Schülerhaus.
Mit so viel Geduld, Organisationstalent und einem offenen Ohr bringt ihr jeden Tag alles unter einen Hut und sorgt dafür, dass der Schulalltag reibungslos klappt. 💪😊
Wir wissen euren Einsatz wirklich sehr zu schätzen. Ihr macht einen hervorragenden Job, auf den sich alle verlassen können. 👍
Bitte macht weiter so – ihr seid ein echtes Herzstück des Schülerhauses! ❤️ Vielen, vielen Dank! 🎉
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